26 советов: как вести деловую переписку

Содержание:

Особенности стилистики

Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.

  • Официальностью.
  • Точностью подачи информации.
  • Объективностью.
  • Структурированностью.
  • Содержательным, но кратким изложением.

Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.

К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Этикет и грамотность

Ни в коем случае не забывайте о вежливости

Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму

Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете. Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз

Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным

Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

  • Сокращений
  • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
  • Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты Дата Anna Robins+0000000email@exampl.comJanuary 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника Dear Sir – для мужчиныDear Madam – для женщины
Если знаете имя Dear Mr John – для мужчиныDear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его Dear Dr. SnowDear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата Yours faithfully
Если знаете имя Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…
I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…
I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.
I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.
I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.
I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о… I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать… I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если… Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно… I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность… I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию … I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что… I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме… As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в… I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны… My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за… Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за… We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с… The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над… We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова … To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению … We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Оформление письма на бумажном носителе: стандарты

Для оформления документации существует стандарт ИСО, однако в разных странах правила и нормы отличаются. В России в 2019 г. принят новый ГОСТ по документообороту.

Контактная информация о получателе

Контакты и адрес получателя указывают в правом верхнем углу. Сначала пишут название организации или данные человека, затем почтовый адрес.

Существуют стандарты написания писем.

Дата

Дата ставится слева сверху. Формат ее должен содержать число, месяц и год. Далее часто следует номер исходящего письма.

Приветственное обращение

Приветствие располагается в центре листа и, как и в электронном варианте, содержит имя и отчество получателя. Длинные вводные обращения не приветствуются, потому что выглядят нарочито и не несут смысловой нагрузки.

Основная часть, содержание

Основной текст помещается под обращением, выравнивается по ширине. Объем — не чрезмерный, дополнительную информацию выносят в приложения, ссылки на которые должны быть в основной части.

Запись о наличии прикрепленных документов

Если послание содержит прикрепленные документы, об этом делают запись и указывают объем приложения (количество листов).

Подпись

Подпись в бумажной корреспонденции ставится от руки, с расшифровкой и указанием должности автора.

Подпись должна быть расшифрована.

Реквизиты отправителя

Блок с реквизитами отправителя чаще всего помещается в верхнем левом углу, но может находиться и в конце письма. Здесь указывается почтовый адрес с индексом и наименование организации, если письмо не от частного лица.

Главные отличия от обычной корреспонденции

Поскольку общение в бизнесе является официальным, оно имеет строгие требования и может в некоторых случаях быть публичным, что существенно отличается от обычной корреспонденции — переписки с друзьями или родственниками.

Стиль написания

В официальной речи не допускается использование как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.

Для разного рода деловых посланий он может колебаться от более официального к личному, важно при этом соблюдать баланс

Официальная лексика

Просторечная или сленговая лексика в профессиональной корреспонденции заменяется на официальную. Вместо выражений «привет», «пока», «до встречи» используются «здравствуйте», «с уважением», «благодарим».

Деловая лексика нейтрально окрашена. Не приветствуется употребление уменьшительно-ласкательных форм или жаргонизмов.

Соблюдение субординации

Важным моментом в деловой коммуникации является соблюдение субординации. Поскольку такие письма часто адресованы коллегам, руководству или вышестоящей организации, в них, в отличие от обычной корреспонденции, должны присутствовать соответствующие обороты речи и выражения, показывающие отношение автора к адресату. Например: «Дорогие коллеги!».

Актуальность информации

Деловая корреспонденция всегда относится к текущему моменту времени

Она может содержать отсылки к более раннему периоду, но в таких письмах важно передавать только актуальную информацию, чтобы не тратить время адресата и не отвлекать его от главной темы

Оформление на фирменном бланке

Одно из отличий делового общения от обычной дружеской корреспонденции — это возможность оформления письма на фирменном бланке.

В некоторых случаях, как, например, при обращении в посольства, фирменный бланк является обязательным.

Переписка на фирменном бланке.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

1. Дата

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2020 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  • Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  • Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  • Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю

Обычно это:

  • Dear Madam.
  • Dear Sir.
  • Dear Sir or Madam.
  • Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Читайте нашу статью «Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации».

7. Прощание

Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly…» (Благодарю Вас, преданный Вам….).

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  • Фамилии и инициалы.
  • Наименования компаний.
  • Наименования городов, штатов и так далее.
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  • Первые слова в прощании.
  • Вступительные обращения.

Rambling

В этике деловой переписки есть понятие Rambling или «бессвязное изложение мыслей». Если вы не можете изложить тему или задачу в нескольких предложениях, лучше обсудить ее лично — по телефону или при встрече.

Как правило, для постановки задач используются таск-менеджеры, но они справляются не всегда. Есть срочные поручения, есть удаленные работники, есть беспричинная любовь к общению по почте, которая проявляется в каждом офисе

Поэтому важно знать, что красивая задача в письме выглядит так:

  • Краткое содержание
  • Уточнения, детали
  • Вопросы

Чтобы обойтись без голословности, приведем хороший пример: «Аркадий, здравствуйте. К среде нужно подготовить к отправке промежуточный вариант дизайна упаковки молока «Коровушкино» (тот, что утвердили на последней встрече). Клиент хочет использовать его в презентации для партнеров, поэтому можно просто сделать несколько картинок в JPG. Дополнительно поясни, что еще предстоит сделать и когда будет готов окончательный результат. Подготовишь? Нужно уточнить у клиента размер файлов? Спасибо!».

Для контраста — плохой пример: «Аркадий, сделай к среде упаковку молока. Клиент попросил».

Это не смешно: загляните в почту и посмотрите, сколько задач поставлены так, чтобы не нужно было включать третий глаз. Менеджеры часто полагаются на волшебную интуицию коллег и часто в ней ошибаются. Иногда задач так много, что третий глаз в ужасе дергается туда-сюда, и все понимает неправильно.

Кстати, для тех, кто пытается бороться с бесконечными бессвязными письмами, есть пометки TL (too long) или DR (didn’t read). Отправьте письмо обратно, добавив к нему пару букв.

Что может случиться?

Light-версия: вас переспросят. Придется потратить время на ответ.

Hard-версия: задача будет выполнена неправильно, придется отвечать перед заказчиком и, возможно, потерять проект.

Составление делового письма

Структура

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.

Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма

Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

Обращение

Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».

Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.

Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

Заключение. Вежливое завершение письма.

Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

  • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
  • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
  • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
  • рекламация (претензия);
  • сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия:

  1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
  2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
  3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
  4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
  5. Соблюдение субординации.
  6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
  7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу. Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо. Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество. Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование

В каждом абзаце содержится один аспект информации Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация. Пример вступления и основной части:

Пример вступления и основной части:

Генеральному директору ООО «СтройМедПром» Казанцеву В.О. От Ярыгина П.Н. ул. Лесная 33, Г

Пермь (Тут также могут быть информационные элементы организации) (тема) О выполнении условий договора

Уважаемый Виктор Олегович! (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности… Важно! Документы необходимо заверить нотариусом

  • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
  • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
  • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
  • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1 «Документ-договор»

Приложении 2 «Договор соглашение»

Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

25.07.2018

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила:

  1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
  2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
  3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
  4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
  5. Будьте вежливы даже онлайн.
  6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
  7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
  8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

  • реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
  • реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
  • дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
  • строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
  • официальное обращение к адресату/адресатам;
  • короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
  • основной текст, объясняющий суть обращения;
  • при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
  • лаконичный заключительный абзац;
  • приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
  • подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Опасная скрытая копия

Скрытая копия в письме — удобрение для «дворцовых интриг». В это поле часто ставят руководителей отделов или компании, чтобы тайно держать их в курсе рабочих переписок. Но зачем это делать тайно, если есть обычное поле «Копия» с точно таким же функционалом, зато с открытыми адресатами? Проще говоря, почему директор решил шпионить? Неприятный поворот событий. Конечно, в 90% случаев никто не узнает про тайного адресата. Но однажды уставший директор случайно нажмет «Ответить» или «Ответить всем». И тогда всех ждет парочка неловких моментов.

Что может случиться?

Скорее всего, сотрудники обидятся и будут реже прибегать к письмам. Кто-то обсудит это на обеде или на перекуре. Директора и автора первого письма помянут нелестными словами. В роли простачков оказаться не хочется никому. Все это мелочи, но на работе и ее качестве они скажутся обязательно.

Полезная информация: несколько важных принципов

  • При создании e-mail адреса для ведения деловой переписки лучше забыть о милых именах и прозвищах – идеальный адрес выглядит так: namesurname@companyname.com.
  • Статистика говорит, что не вызывают доверия у получателей адреса, которые начинаются с office@, info@, reklama@, ad@, inbox@ и т.д.
  • Обычно электронные деловые письма относятся к одному из двух видов: письмо для информирования собеседника и для побуждения его к какому-либо действию. Письма второго типа пишутся чаще, и лучше в тексте все подавать прямо и понятно. Призывы к действию обычно сопровождают обращением по имени и размещают в конце. В качестве примера: неправильный вариант «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку», правильный «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!». Собеседник не должен самостоятельно ничего додумывать и придумывать, ему нужно давать понятные и конкретные инструкции.
  • Желательно соблюдать правило «один информационный повод = одно письмо», официальное послание  должно предполагать лишь одно целевое действие.
  • Общее правило электронной переписки: письмо должно быть в два раза меньше, чем аналогичное, написанное на бумаге. Чем короче и лаконичнее – тем лучше.
  • Неприемлемы тона – угрожающий, умоляющий, приказной, слишком самоуверенный.
  • При написании «холодных» писем людям, которые не давали лично своего адреса, нужно сообщать, откуда этот адрес был получен. В противном случае информация будет воспринята как обыкновенный спам и улетит в корзину.
  • Классическая структура письма: вводная часть (кратко цель и причины письма), основная (главная мысль обращения и его суть), заключительная (выводы, указания, предложения, просьбы, информация о желаемых действиях и т.д.).
  • Приветствуется структура Интернет-текстов: подзаголовки, небольшие абзацы, нумерованные и ненумерованные списки. Все это облегчает восприятие информации.
  • Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
  • Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
  • В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
  • Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Правила ведения деловой переписки

№1 – отправление письма одному адресату

Переписка в данном случае станет персонализированной, что важно, особенно при налаживании деловых связей

№2 – необходимость ответа при получении письма. Отвечать нужно на все письма, причем вовремя, если поставлена цель — сформировать образ компании, всегда готовой к сотрудничеству, такой, которая с уважением относится к адресатам

При этом важно помнить, что не следует писать поэму. Четко и лаконично – вот таким должен быть стиль ответа

При этом нужно придерживаться схемы «1 письмо – 1 ответ».

№3 – если нужно, чтобы содержание электронного письма было донесено до нескольких адресатов, то их адреса добавляются в строку «копия». При этом тот, кто получил письмо, чей адрес проставлен в строке «копия», может не отвечать. Главное – он проинформирован по тому или иному поводу.

№4 – отправка электронного делового письма сразу нескольким адресатам допустима, но !!! только в случае, если не ожидается ответа на сообщение. К таким письмам относится рассылка прайсов, сообщений об изменении рабочего графика и пр.

№5 – тема обязательна к указанию в деловом письме. Тема позволит адресату сразу же понять, о чем идет речь в сообщении.

№6 – применяется схема «сначала приветствие, потом обращение к адресату». В деловой переписке принято обращаться по имени-отчеству.

№7 – текст письма должен строиться на 3-х ключевых моментах: приветствие+обращение, изложение вопроса, просьба либо побуждение к действию.

№8 – нужно аккуратно использовать функцию оповещения. В данном случае в конце сообщения указывается просьба в максимально вежливом тоне о том, чтобы адресат проинформировал отправителя о факте прочтения письма.

№10 – обязательное указание, что к письму прикладываются дополнительные материалы, если таковые отправляются вместе с письмом. В случае с обычным письмом на бумаге в большинстве случаев хватает указания на приложение на таком-то количестве листов. Если же речь идет об электронной деловой переписке, то информация о приложении должна включать данные о вложенных файлах, в частности, их формате, объеме, содержании. Вес файлов не должен превышать 5 Мб.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector