14 шагов к продуктивности: советы подросткам и их родителям

Содержание:

Готовимся к переговорам

Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

  1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
  2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
  3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
  4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
  5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
  6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

Телесные «хаки»

28. Упражняйтесь.29. Питайтесь правильно. 30. Перестаньте пить кофе по привычке.31. Употребляйте кофеин умно. 32. Прекратите употреблять кофеин за 4-6 часов перед сном. Примечание переводчика: помните, что кофеин — это не только кофе, но и чай.33. Пейте больше воды.34. Пейте пол-литра воды сразу после пробуждения. 35. Ведите «дневник питания». 36. Спите достаточно, даже если для этого нужно поспать подольше. 37. Скажите нет «стаканчику на ночь».38. Установите кондиционер в вашем офисе на 21-22ºC.  39. Установите кондиционер на 18.5ºC на ночь. 40. Вздремните. 41. Постоянно следите за тем, сколько у вас энергии, и действуйте соответственно. 42. Определите свое «биологически лучшее время»43. Улыбайтесь! 44. Покрасьте ваш офис в правильные цвета.45. Не подвергайте себя «голубому излучению» перед сном. 46. Получайте больше натурального света.47. Скачайте f.lux.(Примечание переводчика: мне читать с красноватого экрана оказалось достаточно тяжело, поэтому я довольно быстро отключил это приложение)

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

  1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
  2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
  3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
  4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
  5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

  • важные и срочные;
  • важные и несрочные;
  • неважные и срочные;
  • неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Как внедрить метод

Перед тем как приступить к практике, подготовьте все нужные инструменты. Их всего три:

  • реестр дел (список задач на 1-2 недели, рядом указываете оценку в количестве помидоров);
  • список дел на день;
  • протокол (документ с результатами, в него записываются метрики, которые вы решили измерять; состоит из колонок: дата, метрика1, метрика2…).

Примеры можно посмотреть в разделе про .

Когда все готово, можно запускать таймер. Вот краткий пошаговый алгоритм, который поможет начать применять метод pomodoro и ничего не забыть.

  1. Выберите наиболее приоритетное дело из списка дел на сегодня.
  2. Заведите таймер на 25 минут.
  3. Полностью сосредоточьтесь на выбранной задаче.
  4. После того, как прозвенит таймер, поставьте крестик в списке дел напротив нужной строки (если дело завершено, вычеркните его).
  5. Идите отдыхать примерно на 5 минут (отдыхать лучше без таймера).
  6. Повторите шаги с 1 по 5 еще 4 раза, потом устройте перерыв на 20-30 минут.
  7. В конце дня заполните протокол (посчитайте количество съеденных помидоров, количество помех или другие метрики), а также составьте новый список дел на сегодня.

Важное замечание по поводу перерывов. Во время отдыха лучше как можно меньше нагружать мозг новой информацией

Не рекомендуется читать новости или отвечать в мессенджерах. Лучше всего полежать с закрытыми глазами или, как минимум, встать из-за стола и пройтись.

Для каких задач можно использовать метод. По словам автора одной из самых популярных книг по принципу помодоро («Тайм-менеджмент по помидору») Штаффана Нётеберга, а также последователей метода, техника pomodoro подходит для решения любых задач, в том числе творческих. Но тут все зависит от индивидуальных особенностей конкретного человека. Кому-то нравится использовать метод помодоро для рутинных скучных задач, а кто-то, наоборот, применяет его исключительно для крупных проектов. Попробуйте и то, и другое .

При этом метод скорее подходит для решения индивидуальных задач. Если у вас запланирована встреча или совещание, то измерять ее помидорами, конечно, тоже можно, но только если помидорный подход разделяют все, кто окажется рядом с вами.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

18-й совет тайм менеджмента. Секреты Матрицы Эйзенхауэра

Я раскрою пару секретов, о которых часто не говорят, когда рассказывают про матрицу Эйзенхауэра.

Секрет 1

После того, как вы записали все свои цели и задачи по важности и срочности, еще раз взгляните на получившуюся картину. Посмотрите на каждый квадрат и задайте себе следующие вопросы: Почему я внес именно эту задачу именно в этот квадрат? Что в ней такого важного или срочного или наоборот? Могу ли я переместить какую-нибудь задачу из этого квадрата в другой? Если да, то в какой?. Как–то раз я работал с человеком, у которого в квадрате важно-срочно была только работа, а семья, друзья и здоровье у него находились в других

Этот человек жаловался на то, что у него не очень хорошие отношения с друзьями и что он, очень сильно устает за день. Посмотрев на матрицу, все для него стало ясно, теперь много рабочих задач он переместил в раздел важно но несрочно или делегировал. Таким образом, у него остается много времени на общение с друзьями и отдых. А на вопрос, почему он сначала поместил все рабочие цели и задачи в квадрат срочно-важно, он ответил, что просто так привык. Но на самом деле срочности и важности не было

Как–то раз я работал с человеком, у которого в квадрате важно-срочно была только работа, а семья, друзья и здоровье у него находились в других. Этот человек жаловался на то, что у него не очень хорошие отношения с друзьями и что он, очень сильно устает за день

Посмотрев на матрицу, все для него стало ясно, теперь много рабочих задач он переместил в раздел важно но несрочно или делегировал. Таким образом, у него остается много времени на общение с друзьями и отдых. А на вопрос, почему он сначала поместил все рабочие цели и задачи в квадрат срочно-важно, он ответил, что просто так привык. Но на самом деле срочности и важности не было.

Секрет 2

Планируйте свой день так, чтобы важные и срочные дела составляли не более 30-40% всего времени. Также делайте достаточные перерывы между такими делами. Это позволит сохранить свои нервы и деньги, если что-то пойдет не так.

Некоторые люди любят приезжать в аэропорт  к самому концу регистрации. Во-первых, они могут не успеть. Во-вторых, они всю дорогу до аэропорта и в самолете нервничают, так как есть возможность опоздать, а могли бы продуктивно работать, читать книгу или отдыхать. Таким сэкономленное время в дороги до аэропорта отнюдь не экономит время.

Или же, когда назначаешь 2 важные встречи подряд,  1 человек может опоздать, тогда придется сдвигать вторую, а первую вы отменить не можете, так как она важная и срочная.  А теперь представьте, что уже распланирован весь день, тогда, если 1 человек задерживается, то все ваше расписание летит к чертям. Но если сделать подушку безопасности в виде достаточно большого перерыва между встречами, то это вас спасет.

Секрет 3

Зачастую мы сами делаем дела важными и срочными одновременно. Если все важные дела делать своевременно, то авралов возникать не должно. Более того всегда можно спросить свое руководство,  партнеров и клиентов, насколько быстро нужно выполнить ту или иную задачу. Очень часто оказывается, что можно закончить проект и к более позднему сроку.

Я уверен, что эти 3 секрета помогут вам более эффективно использовать Матрицу Эйзенхауэра.

Практикуйте их каждый день, и они станут привычкой!!!

15-й совет тайм менеджмента. Избавляемся от старых и ненужных вещей

Давайте подумаем, как это относится к тайм менеджменту. Вспомните, что с вами происходит, когда вы заходите в музей, на интересную выставку или в большой магазин. Да, глаза сразу разбегаются, хочется все посмотреть. Время пролетает незаметно. То же самое происходит и в повседневной жизни

Большое количество скопившихся у вас ненужных вещей занимает не только место в квартире, но и ваше внимание, а значит, беспощадно тратит ваше время

Найдите у себя как минимум 3 ненужных вещи и выкиньте их прямо сейчас. Это могут быть старые книги, журналы, одежда, предмет мебели и т.д. Сделайте это до того, как вы продолжите читать дальше. Если вам жалко выкидывать — отдайте их кому-нибудь.

Надеюсь, что вы выкинули эти три вещи. Может быть, их оказалось больше.

Что вы при этом чувствуете? Лично я чувствую приятную пустоту. Как будто внутри меня освободилось место для чего-то нового.

Менеджмент тайм, т.е. эффективное планирование и выполнение задач

Методы планирования задач, которые учитывают время, необходимое для выполнения обязанностей, полезны при управлении как личным, так и профессиональным временем. Однако эффективное планирование не всегда бывает простым. Как эффективно планировать? Стоит следовать популярным и проверенным 3 принципам планирования, которые представлены ниже:

Проверь, кто ты — жаворонок или сова?

У каждого из нас есть время дня, когда он работает лучше всего, то есть когда он наиболее эффективен. Люди делятся на тех, кто любит вставать утром и работает рано утром, и тех, кто предпочитает спать до полудня и работать ночью, когда все остальные спят. Большинство людей больше всего концентрируются до полудня, то есть до 12 часов, однако это не правило. Если вам нравится выполнять все свои обязанности по утрам, вы, вероятно, так называемый жаворонок. С другой стороны, если вы предпочитаете работать поздно вечером, вы подходите под определение совы. Определение наиболее продуктивного времени дня позволит вам спланировать свои обязанности таким образом, чтобы учесть время, в течение которого вы сможете продемонстрировать свой максимальный потенциал. В сочетании с систематическим выполнением мероприятий, этот шаг позволит вам лучше и эффективнее использовать свое время. Вы будете обновлены и готовы к испытаниям следующего дня одновременно.

Сопоставьте свои силы с намерениями.

Очень важно не брать на себя слишком много обязанностей. Прежде всего, список задач, с которыми мы не сможем справиться, вызовет разочарование и ненужный стресс

Вы не робот — беритесь за задания в мере своих возможностей.

Не забывайте отдыхать

Релаксация и отдых в настоящее время являются редкими и очень запущенными товарами. Мир спешит, и люди, занятые марафоном обязанностей, не хотят останавливаться, чтобы сделать перерыв. Это не лучший подход. Рано или поздно организм даст вам понять, что он устал и просто заслуживает отдыха. Недостаточно отдыхая, вы рискуете как истощиться, так и потерять здоровье. Помните — мир не заканчивается работой.

Для эффективного планирования работы и управления временем также стоит использовать приложения и вспомогательные инструменты. Сегодня на рынке есть множество решений, которые помогут вам выполнять вашу работу еще более эффективно.

Что такое тайм менеджмент?

Говоря буквально это — «управление временем». Конечно, в реальности управлять им нельзя, ибо время никак не зависит от наших манипуляций: оно не растягивается и не сжимается.  А лишь как вода — шустро утекает сквозь пальцы.

Стоишь такой в конце месяца и думаешь: «а что я сделал за этот месяц». Чтобы такого не происходило и каждый отведенный момент смог использоваться более эффективно, мы и используем самые простые уловки тайм-менеджмента:

  1. Планирование
  2. Расстановка приоритетов
  3. Дробление большой задачи на подзадачи
  4. Концентрация на 1 задаче в каждый отдельный момент времени
  5. Подведение итогов

Собственно говоря и все! К этим простым 5 пунктам я и буду сводить все последующие рекомендации.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.


Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

7-й совет тайм менеджмента. Как заякорить ваше самое работоспособное состояние

Давайте начнем с того, как работает наш мозг

Наш мозг устроен таким образом, что он предельно ясно запоминает те моменты жизни, когда мы испытываем очень сильные эмоции, неважно положительные или отрицательные, важна их интенсивность. Если посмотреть на этот факт с точки зрения эволюции, то все легко объясняется

Первобытные люди испытывали сильные эмоции в момент опасности, поэтому их мозг запоминал все, что происходит, дабы создать модели поведения для будущих поколений: например, как вести себя при встрече с диким зверем.

Но и сейчас наш мозг работает также. Вспомните, где вы были, когда узнали о теракте 11 сентября 2001. Или вспомните день своей свадьбы или выпускной в школе. Согласитесь, что это события диаметрально противоположные, но эмоции в обоих случаях были довольно сильные, правда, одни со знаком «-», а другие со знаком «+». А если я попрошу вас вспомнить, где вы были 12 сентября 2012 года в час дня, вы вряд ли ответите.

Итак, вы уже знаете, что наш мозг запоминает все что происходит, когда мы находимся в сильном эмоциональном состоянии. Более того, если в подобном состоянии вы сделаете какое-нибудь уникальное и запоминающееся действие несколько раз, то в следующий раз вы сможете с помощью этого действия вызвать в себе это состояние.

Пример: Вы только что заключили очень выгодную сделку и находитесь на пике своих эмоций. К вам подходит ваш коллега и «дает пять». В следующий раз, когда вы с ним встречаетесь, вы, может, чувствуете себя уставшим. Но, когда коллега снова «дает вам пять», вы начинаете себя чувствовать, как и после заключения сделки.

Как это можно использовать для тайм менеджмента? Да очень просто. В предыдущих статьях я говорил о том, как СОСТОЯНИЕ влияет на работоспособность и на способность планировать. Поэтому, чтобы выполнять все, что вы записываете себе в ежедневник, необходимо овладеть своим состоянием.

Резюме

Стоит иметь в виду, что тайм-менеджмент, планирование задач, организация работы — это индивидуальные вопросы — никто, кроме нас самих, не будет лучше знать, что нам лучше. Некоторым людям понадобится бумажный блокнот и ручка для планирования задач и времени, другие захотят использовать современные интернет — инструменты. Однако имейте в виду, что это пока «всего лишь» инструменты. Даже самое лучшее приложение не сделает эту работу за нас. Однако это может помочь вам выполнять свою работу и работать более эффективно. Одним из самых популярных инструментов является Битрикс24 благодаря удобному интерфейсу и множеству замечательных функций. В настоящее время более 7 миллионов организаций использует это решение.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector